Glossario

In rete sono disponibili numerosi glossari di archivistica (i cui link potete trovare in fondo alla pagina), realizzati da grandi esponenti della materia, la cui scientificità è indiscussa. Questo glossario è semplicemente una raccolta di termini incontrati durante il cammino e siccome non posso far a meno di condividere quello che ho e quello che so, ecco a voi il mio glossario personale.

Col tempo provvederò ad aggiornarlo e ad ampliarlo, siete invitati a partecipare suggerendo nuovi termini, dando nuove definizioni, evidenziando errori.

Ultimo aggiornamento: 10/10/2015.

Albarani:

Mandati di pagamento emessi dagli scrivani di razione della tesoreria aragonese.

Annesso:

Allegato dell’allegato.

Bastardello:

Registro tenuto dai notai, usato anche nelle pubbliche amministrazioni, in cui venivano riportati in una serie unica atti di natura diversa (da cui il nome).

Biccherna:

Magistratura finanziaria senese attiva dal XIII al XVIII secolo. I registri dell’erario comunale prendono il nome di libri della biccherna: ricoperti da delle tavolette dipinte da famosi pittori senesi (Ambrogio Lorenzetti, Paolo di Giovanni Fei, Giovanni di Paolo, Sano di Pietro, Francesco di Giorgio, Francesco Vanni, Ventura Salimbeni, Francesco Rustici…), non sono semplici documenti, ma vere e proprie opere d’arte, tanto che nella metà del Quattrocento le tavolette vennero rimosse dai registri e furono utilizzate come quadri.

Busta:

Unità di conservazione; contenitore in cui vengono conservati i documenti. In genere sul dorso della busta viene trascritto il numero progressivo dell’unità di conservazione e informazioni sul contenuto (unità archivistiche contenute, estremi cronologici della documentazione, ente produttore, indicazione della classificazione). Le buste sono chiamate anche faldoni (in uso soprattutto negli archivi correnti) e cartelle nella zona di Milano.

Brogliaccio:

Registro su cui vengono trascritte note e appunti che dovranno essere trasferiti sulle scritture obbligatorie; hanno dunque un carattere provvisorio e ufficioso (ad eccezione dei brogliacci dei segnali e brogliacci della readiotelegrafia, che hanno pieno valore giuridico).

Brogliardi:

Registri del Catasto Gregoriano in cui venivano trascritti in ordine progressivo i numeri di mappa con riferimento ad altri registri catastali.

Cabreo:

Elenchi e mappe dei beni appartenenti ad amministrazioni ecclesiastiche o signorili.

V. Platea.

Caleffi:

Registri membranacei di atti del Comune di Siena (ma si rittrovano Caleffi anche in altri piccoli comuni come Poggibonsi e San Gimignano). I Caleffi del Comune di Siena sono stati iniziati nel 1203 dal podestà Bartolomeo Rinaldini dei Marconi che, avendo trovato le biccherne in estremo disordine, decide di ricostruire la documentazione ricercando gli atti presso i notai che li avevano rogati e copiandoli in appositi registri. Così nasce il primo Caleffo: il “Caleffo Vecchio”. Oggi il fondo dei Capitoli dell’Archivio di Stato di Siena conserva cinque Caleffi: Caleffo Vecchio, Caleffo Bianco o dell’Assunta, Caleffo Nero, Caleffo Rosso, Caleffetto.

Camicia:

Copertina di carta o cartoncino che racchiude i documenti dei fascicoli, sulla quale possono essere riportate informazioni sul contenuto (indice di classificazione, numero e titolo del fascicolo…).  È chiamata anche copertina o carpetta.

Carpetta:

V. Camicia.

Cartella:

Unità di conservazione archivistica utilizzata per documenti di formato particolare, come mappe, disegni, manifesti… . Nel milanese è chiamata “cartella” anche la busta.

Censimento:

Ricognizione di fondi non statali presenti in un territorio o all’interno di un soggetto conservatore. È una rilevazione di dati: viene analizzata la consistenza, la cronologia, la presenza di strumenti di corredo, l’ordinamento, la conservazione. I censimenti sono condotti dalla Soprintendenza.

Es: Censimento degli archivi inquisitoriali in Italia, Censimento dei fondi toscani tra ‘800 e ‘900, Censimento degli archivi delle ferrovie in Umbria, Censimento degli archivi parrocchiali in Emilia Romagna.

Copertina:

V. Camicia.

Elenco:

Strumento di ricerca provvisorio, è la descrizione, più o meno sommaria, della documentazione non sottoposta a riordinamento. Può riguardare le singole unità archivistiche o le unità di conservazione. Gli elementi che vanno necessariamente inseriti in un elenco sono:

  • il numero di corda;
  • titolo della serie, del raggruppamento o di ciascuna unità archivistica;
  • estremi cronologici dell’unità archivistica o del gruppo;
  • vecchia segnatura;
  • eventuale presenza di allegati;
  • tipo di unità archivistica (buste, registri… particolarmente utile perché si tratta di fondi non ordinati).

A seconda di ciò che descrivono, si distinguono:

  • elenchi di versamento, lista dei documenti versati all’Archivio di Stato, dopo l’operazione di scarto, vengono compilati dall’ufficio versante e firmati dalla Commissione di sorveglianza, testimoniano il passaggio di responsabilità ai fini della conservazione;
  • elenchi di consistenza, lista delle unità archivistiche appartenenti a una serie o a un fondo ordinati per anno, per fascicolo, per categoria, per numero di pratica, per volume, per tipo di registro, per tipo di documento;
  • elenchi di deposito, lista che un ente pubblico o privato allega all’atto del deposito presso un Archivio di Stato o un Archivio storico;
  • elenchi dei documenti, lista dei documenti allegata all’atto con cui un privato cede in proprietà o in uso un fondo a un’istituzione che conserva archivi e documenti.

Faldone:

V. Busta.

Filza:

Insieme di documenti trattenuti insieme da uno spago. Il nome deriva dall’antico uso di “infilzare” i fogli in un ago perpendicolare alla scrivania, per poi rilegarli facendo passare uno spago all’interno del foro; in questo modo i documenti conservavano l’ordine cronologico. La filza viene considerata talvolta unità di conservazione (Carucci 1983), talvolta unità archivistica (Glossario di “LombardiaBeniCulturali”).

Fondo:

Complesso organico di documenti prodotti o acquisiti da un ente, una famiglia o una persona nello svolgimento della propria attività istituzionale, gestionale, professionale o personale. Il primo ad usare il concetto di fondo nel contesto archivistico fu Natalis de Wailly, che nel 1841 con una circolare impose al sistema archivistico francese la struttura a cadres de classement e il concetto del rispect des fonds. In questa accezione il fondo corrisponde al concetto di archivio, tant’è che nel glossario a cura del gruppo InterPARES e in quello a cura della DGA le due voci si fondono in una stessa definizione. Ma il fondo può essere costituito anche da documenti prodotti da enti diversi, poi confluiti in un unico complesso documentario o da documenti uniti in base a una loro caratteristica (raccolta, collezione o miscellanea). In queste ultime due definizioni il fondo non corrisponde al concetto di archivio, ma rappresenta le partizioni di cui si compone un Archivio di Stato.

Esistono fondi complessi: fondi composti da una pluralità di fondi (subfondi), che risultano, dunque, strutturati a più livelli (Carucci P., Guercio M. 2008). Esempi di fondi complessi sono quelli ministeriali.

Giuliane:

Repertori, indici alfabetici di documenti. In uso in Sicilia, nella documentazione che va dal XVI al XIX secolo.

Guida:

Strumento di ricerca che descrive i fondi conservati in un archivio o in più archivi. Nella guida si danno indicazioni sul soggetto produttore, sulla consistenza e la cronologia, vengono indicate le serie in cui si suddivide il fondo. A seconda dell’oggetto della guida, si distinguono:

  • guide generali, descrivono i fondi conservati presso istituti che condividono una stessa natura istituzionale (es. Guida generale degli Archivi di Stato);
  • guide particolari, descrivono i fondi conservati presso un istituto, è infatti chiamata anche guida d’istituto;
  • guide settoriali, descrivono fondi appartenenti a una tipologia di enti (chiese, banche…) conservati in istituti diversi;
  • guide tematiche, descrivono fondi appartenenti a uno o più istituti inerenti una determinata tematica;
  • guide territoriali, descrivono fondi appartenenti a più istituti in una determinata area geografica (Comune, Provincia, Regione…);
  • guide topografiche, descrivono i fondi conservati in un istituto secondo l’ordine in cui sono collocati nei depositi;
  • guide di sala, descrivono i fondi conservati in un istituto, con riferimento agli strumenti di ricerca associati ad ogni fondo e alla collocazione dei documenti nei depositi.

Platea:

Elenchi e mappe catastali dei beni appartenenti ad amministrazioni ecclesiastiche o signorili. Termine usato nell’Italia meridionale, sinonimo di Cabreo.

V. Cabreo.

Raspe:

Libri su cui venivano riportate le sentenze criminali dell’Avogaria (magistratura veneziana che promuoveva la pubblica accusa nel Dogado).

Registro:

Unità archivistica composta da fogli (o quaderni, quinterni…) rilegati, sui quali si trascrivono, per esteso o per sunto, in sequenza cronologica, documenti o minute di documenti. A differenza del volume, il registro è rilegato prima che venga compilato. Alcuni registri sono divisi in colonne (finche) che ne agevolano la compilazione e la consultazione. Esistono vari tipi di registri: i registri di protocollo, i copialettere, registri di cassa, bastardelli, brogliacci, brogliardi, vacchette…

V.: Bastardello, Brogliaccio, Brogliardi, Vacchetta.

Repertorio:

Mezzo di corredo, in quanto strumento di ricerca redatto presso l’archivio corrente. Registro su cui vengono annotati, in ordine progressivo, i fascicoli secondo il quadro di classificazione. Sono stati redatti repertori anche prima che entrasse in uso il titolario: si trovano, infatti, repertori dei notai o degli uffici giudiziari.

Rubrica:

Mezzo di corredo, in quanto strumento di ricerca redatto presso l’archivio corrente. Registro a margini scalettati e contrassegnati da lettere dell’alfabeto, riporta le voci in ordine alfabetico. Ha la stessa funzione dello schedario, cambia solo la forma.

Segnatura:

Codice alfabetico, numerico o alfanumerico che indica la posizione dell’unità archivistica nel fondo e la sua collocazione nei depositi. Se la documentazione è stata ordinata in base a un titolario o un quadro di classificazione, nella segnatura saranno indicate anche la categoria e la sezione, seguite dal numero di posizione del fascicolo (es. II, 3, 23).

Scatola:

Unità di conservazione, consente di conservare i documenti con più cura. Particolarmente indicata per i documenti con formati o supporti speciali o delicati.

Schedario:

Mezzo di corredo, in quanto strumento di ricerca redatto presso l’archivio corrente. Formato da schede mobili su cui vengono riportate voci ordinate alfabeticamente. Ha la stessa funzione della rubrica, cambia solo la forma.

Serie:

Le serie sono le ripartizioni di un fondo o di un subfondo. Ordinate in senso perlopiù cronologico, le unità archivistiche delle serie possono essere raggruppate in base a

  • l’analoga natura giuridica (sentenze, querele…),
  • l’appartenenza a un medesimo processo di sedimentazione (fascicoli del personale),
  • la rilevanza dalla alla natura della documentazione (affari riservati)
  • la forma dei documenti (lettere, verbali, decreti…),
  • la funzione (ispezioni),
  • l’affare,
  • l’oggetto (vertenze),
  • la materia (edilizia),
  • la categoria (come parte di un quadro di classificazione).

La creazione delle serie avviene per mano del soggetto produttore, in sede di riuso amministrativo o in seguito a un riordinamento. Le serie si possono suddividere a loro volta in sottoserie.

Vacchetta:

Registro di forma oblunga con coperta di pelle bovina (da cui il nome).

Vincolo archivistico:

Nesso che collega in maniera logica la documentazione prodotta da un ente. Il vincolo archivistico nasce naturalmente, ed è proprio questa unione spontanea dei documenti che differenzia i beni archivistici dai beni librari o museali. Tuttavia ci sono fondi e complessi documentari ricostruiti volontariamente, come le raccolte, in questi casi si parla di vincolo volontario (Romiti 2002).

Volume:

Unità archivistica composta da fogli rilegati, ma, al contrario del registro, le carte sono state rilegate in un secondo momento.


Bibliografia e sitografia di riferimento:

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