La descrizione archivistica [Parte I]

La mia prima volta è stata come scegliere i gusti di un cono gelato: sai che stai per fare una scelta importante, vorresti tutto ma puoi scegliere solo due gusti e accostati devono anche avere un buon sapore! L’ansia sale, il gelataio ti guarda con impazienza; non hai ancora il cono in mano e già ti sei pentita della scelta.

Il gelato non lo puoi cambiare, la descrizione archivistica fortunatamente si.

Chiaro che la prima volta non ci azzecchi mai, la giusta descrizione arriva dopo la indefinitesima unità archivistica che ti passa per le mani (se sei fortunata). Per il gelato invece… sono 29 anni che faccio sempre lo stesso errore, mai una volta che sia stata soddisfatta dalla scelta!

Cos’è la descrizione archivistica?

La descrizione archivistica è il risultato del lavoro di raccolta e analisi delle informazioni contenute nei documenti. Chi ha scritto il documento? Quando? Chi è il destinatario? Qual è il contenuto? E più in generale: cosa unisce queste carte? C’è un criterio nella loro organizzazione?

Queste sono solo alcune delle domande che l’archivista si pone per riuscire a realizzare una descrizione che permetta di conoscere al meglio la documentazione ai fini della conservazione e consultazione.

Per raggiungere l’obiettivo, il paziente archivista deve riuscire a estrapolare dalla mole di informazioni che si trova davanti quelle fondamentali ai fini della comprensione, conservazione e divulgazione del bene archivistico.

Meglio di me, l’ISAD sulla descrizione archivistica:

L’elaborazione di un’esatta rappresentazione di una unità di descrizione e delle parti che eventualmente la compongono attraverso la raccolta, l’analisi, l’organizzazione e la registrazione di informazioni che permettano di identificare, gestire, localizzare ed illustrare il materiale documentario e il contesto ed i sistemi di archiviazione che lo hanno prodotto.
Il termine indica anche il risultato di tale processo.

dal Glossario ISAD (G)

In estrema sintesi:

  • Come si fa? _ Con raccolta, analisi,  organizzazione e registrazione delle informazioni scelte.
  • Perché si fa?_ Per identificare, gestire, localizzare ed illustrare il materiale documentario e il contesto che lo ha prodotto.

La descrizione archivistica prima del digitale: old school

Originariamente la descrizione archivistica aveva il pratico scopo di registrare quanto si possedeva per tutelare i beni dalla distruzione dell’archivio (catastrofi naturali, saccheggi…), come nel caso delle tavolette assire di Nuzi (Yorgan Tepe).

Solo con l’avvento delle municipalità e, in definitiva, con la nascita degli stati nazionali si afferma il valore amministrativo e giuridico della descrizione archivistica. Basti pensare alla figura dell’archiviarius nel Regno di Napoli, che aveva il compito di raccogliere i documenti dai vari uffici, descriverli e custodirli in un luogo appositamente adibito.

Oggi, al valore amministrativo e giuridico si affiancano il valore civile e storico. Da quando la legge del 7 messidoro 1974 ha decretato l’apertura degli archivi dello stato francese a tutti i cittadini, l’archivio è diventato anche uno strumento democratico, attraverso il quale rivendicare i propri diritti. La descrizione, in questo nuovo scenario, garantisce la reperibilità e l’accessibilità ai dati conservati.

Ma difficilmente entrando in un archivio si incrociano solerti cittadini alla ricerca di diritti violati; il più delle volte ad occupare le scrivanie sono storici e appassionati, che conducono minuziose ricerche delle fonti. Sono loro che interrogano l’archivista, sperando di essere guidati tra quei grattacieli di informazioni. Per loro la descrizione archivistica ha raggiunto i suoi massimi livelli, addirittura informatizzandosi, per rendere l’utente il più indipendente possibile (o per sopperire alla mancanza di archivisti negi archivi… dipende dal punto di vista!).

registri

In pratica, la descrizione archivistica consiste nella redazione dei seguenti strumenti:

  1. inventari
  2. guide
  3. censimenti
  4. regesti
  5. elenchi (di consistenza, di versamento o deposito)
  6. repertori
  7. indici.

Nel corso del XX secolo i criteri di elaborazione degli strumenti di ricerca si sviluppano di pari passo al dibattito sul metodo storico. Da questo momento c’è un’intensa attività editoriale dell’amministrazione archivistica statale: nel 1941 nasce la collana Notizie degli archivi di Stato, che nel 1955 diventa Rassegna degli archivi di Stato.

La riflessione sulla descrizione archivistica raggiunge livelli di feticismo estremo con la creazione di inventari di inventari:

  • Le fonti archivistiche. Catalogo delle guide e degli inventari editi (1861-1891)
  • Le fonti archivistiche. Catalogo delle guide e degli inventari editi (1992-1998).

Tutto sembrava andare per il verso giusto, finché computer ed internet non hanno costretto gli archivisti a rimettere tutto in discussione…

La descrizione archivistica dopo il digitale: gli standard internazionali

L’avvento del digitale cambia tutto: non si può più pensare di sfogliare manualmente pagine e pagine di inventari, indici, guide o elenchi, quando siamo abituati a digitare una parola per trovare tutto ciò che ci occorre (per intenderci, i motori di ricerca), quando basta cliccare su un testo per passare da un contenuto all’altro (i cosiddétti hyperlink).

Questa volta a fare da precursori sono gli archivisti del mondo anglosassone: prima gli americani con il manuale dell’APPM (Archives, Personal Papers and Manuscripts), ancora troppo legati agli standard bibliografici, poi gli inglesi con il MAD (Manual of Archival Description) e infine i canadesi con le Rules of Archival Description.

Si prosegue negli anni ’80 – primi ’90 con incontri e comitati a livello internazionale fino a che l’ICA (International Council on Archives), o CAI (Consiglio Internazionale degli Archivi), non inizia a elaborare standard appositi.

ISAD (G) General International Standard Archival Description

Elaborato a Stoccolma nel 1993 (II edizione nel 2000) dal Comitato per gli standard descrittivi del Consiglio internazionale degli archivi (ICA/DDS), lo standard ISAD ha come scopo quello di ottimizzare la descrizione archivistica, migliorare lo scambio di informazioni sulla documentazione, condividere informazioni sull’autorità e integrare sistemi descrittivi differenti.

Questo insieme di regole generali per la descrizione archivistica è parte di un processo
che si propone:
a) di assicurare l’elaborazione di descrizioni coerenti, appropriate ed autoesplicative;
b) di facilitare il recupero e lo scambio di informazioni sulla documentazione
archivistica;
c) di permettere la condivisione di informazioni d’autorità; e
d) di rendere possibile l’integrazione di descrizioni provenienti da differenti istituzioni archivistiche in un sistema informativo unificato.

Introduzione, ISAD (G)

La novità rispetto al passato è che la descrizione diventa dinamica: le norme possono essere applicate anche alle fasi che precedono la conservazione e le informazioni raccolte possono essere aggiornate e modificate in seguito.

Lo standard è composto da 26 elementi raggruppati in 7 aree, ovviamente non è obbligatorio utilizzarli tutti, ma tutti possono essere utilizzati per diversi livelli di descrizione: semplicemente complesso.

ISAD.pngQuesti elementi possono descrivere il fondo, il sub-fondo, la serie, la sub-serie o l’unità archivistica, il livello descrittivo dipende dalla posizione gerarchica che viene attribuita alla descrizione. L’identificazione del livello descrittivo è dunque fondamentale, per questo l’ISAD presenta le regole della descrizione in più livelli:

  1. descrizione dal generale al particolare
  2. informazioni pertinenti al livello di descrizione
  3. collegamento fra le descrizioni
  4. non ripetizione delle informazioni.

Seppur lo standard vanta 26 elementi, quelli che sono considerati fondamentali sono solo sei, un retaggio della descrizione old school:

  • segnatura/e o codice/i identificativo/i;
  • denominazione o titolo;
  • soggetto produttore;
  • data/e;
  • consistenza dell’unità di descrizione;
  • livello di descrizione.

Il formato con cui praticamente si realizza lo scambio di record di autorità è l’EAD (Encoded Archival Description): un DTD per i linguaggi di markup XML e SGML.

Tutto questo sistema sarebbe incompleto e inutile senza l’ISAAR (CPF), lo standard delle chiavi di accesso, che evita la ripetizione infinita delle informazioni sui soggetti produttori.

ISAAR (CPF) International Standard Archival Authority Record of Corporate Bodies, Persons and Families

La prima edizione dello standard risale al 1996, poco dopo l’ISAD, a cui è strettamente collegato. L’ISAAR oltre a fornire regole per elaborare i record di autorità archivistici che descrivono i soggetti produttori (enti, persone e famiglie), contiene le linee guida per l’uso e l’elaborazione di chiavi d’accesso, documenta i rapporti tra i vari soggetti produttori e tra questi e la documentazione da loro prodotta.

Ma perché adottare uno standard a parte? Perché in questo modo è possibile collegare le informazioni sul soggetto produttore a documentazione archivistica prodotta dallo stesso ma conservata in istituti diversi. Si evita così la ripetizione delle informazioni creando dei collegamenti tra i records.

lo scopo primario di questo standard è di fornire regole generali per la normalizzazione delle descrizioni archivistiche dei soggetti produttori di archivio e del contesto di produzione della documentazione archivistica, rendendo così possibile:
– l’accesso agli archivi e ai documenti basato sulla disponibilità di descrizioni del contesto di produzione degli archivi che siano connesse alle descrizioni degli archivi stessi, spesso distinti e fisicamente disgiunti;
– la comprensione da parte degli utenti del contesto di produzione ed uso di archivi e documenti, cosicché essi ne possano interpretare meglio il significato e la rilevanza;
– la precisa identificazione del soggetto produttore, che comprende la descrizione delle relazioni fra diverse entità, ed in particolare l’illustrazione delle trasformazioni amministrative di enti e istituzioni o i mutamenti di condizione personale di singoli individui e famiglie; e
– lo scambio di queste descrizioni fra istituzioni, sistemi e/o reti.

Introduzione, ISAAR (CPF)

I record di autorità si collegano alle descrizioni archivistiche ISAD attraverso i seguenti elementi dell’area del contesto:

  • Denominazione del soggetto produttore
  • Storia istituzionale/amministrativa, nota biografica.

L’ISAAR prevede 27 elementi divisi in 4 aree, quelli obbligatori sono:

  • Tipo di entità: ente, famiglia, persona
  • Forma autorizzata del nome
  • Date
  • Codice identificativo del record d’autorità

Il formato con cui praticamente si realizza lo scambio di record di autorità è l’EAC (Encoded Archival Context), come l’EAD,  un DTD per i linguaggi di markup XML e SGML.


Nei prossimi episodi: ISDIAH, ISDF e RIC.

Bibliografia di riferimento

Paola Carucci, Gli standard internazionali per la descrizione archivistica (ISAD e ISAAR, EAD e EAC), in P. Carucci – M. Guercio, Manuale di archivistica, Roma, Carocci, 2008, pp. 137 -163

Luciana Duranti, Origin and Development of the Concept of Archival Description, in Archivaria 35 (Spring 1993)

ISAD (G): General International Standard Archival Description, seconda edizione, adottato dal Comitato per gli standard descrittivi. Stoccolma, Svezia, 19-22 Settembre 1999, Traduzione italiana a cura di Stefano Vitali, con la collaborazione di Maurizio Savoja, Firenze 2000

ISAAR (CPF) Standard internazionale per i record d’autorità archivistici di enti, persone e famiglie, traduzione italiana di ISAR (CPF) Internation Standard Archival Authority Records for Corporate Bodies, Persons and Families, Seconda edizione, Firenze 2004

Stefano Vitali, La descrizione degli archivi nell’epoca degli standard e dei sistemi, in Archivistica. Teorie, metodi, pratiche, a cura di L. Giuva – M. Guercio, Carocci, Roma 2014, pp. 179-210

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