Da grandi poteri derivano grandi responsabilità: lo scarto

be-nice-to-archivist-stickerTempo fa girava sul web un’immagine sarcastica con la scritta “Sii gentile con un archivista, può cancellarti dalla storia”, che, come Sara Vian – la Xena dell’archivistica, nonché una delle fondatrici di Archim – mi ha fatto notare, è un po’ come dire “Sii gentile con un dottore, può ucciderti”.

Lo scarto, come la morte, è un’operazione di carattere irreversibile, perciò è una delle funzioni più importanti e delicate che un archivista è chiamato a svolgere. Non si parla semplicemente di  responsabilità “morale” nei confronti dei posteri, ma di responsabilità penale nei confronti dei contemporanei: infatti, distruggere un documento senza autorizzazione è un reato punito dal codice penale (art. 490).

È difficile dare una definizione precisa, perciò mi accontento di una definizione sintetica, ma diretta: lo scarto è la distruzione di una parte della documentazione ritenuta inutile ai fini della conservazione. Detta così sembra un lavoro da spazzini, in realtà lo scarto è un’operazione complessa, che, oltre a richiede una grande responsabilità da parte di chi lo applica, prevede un articolato lavoro di gruppo tra ministeri e amministrazioni.

Gli obiettivi dello scarto sono essenzialmente due: alleggerire l’archivio e qualificare le fonti della storia. Sul primo non c’è molto da discutere: procedere alla distruzione fisica della documentazione ovviamente aiuta a recuperare gli spazi; più interessante è il concetto di scarto come “elemento qualificante per le fonti storiografiche”, come recita il titolo di un famoso saggio della Carucci (Carucci 1975). In un’epoca in cui lo scarto era considerato solo un mezzo necessario per sfoltire gli archivi, la Carucci ha avanzato una riflessione fondamentale:

Come è impensabile e quasi mostruosa l’idea di una città nella quale dalla sua fondazione non si siano mai verificate distruzioni o trasformazioni, ma soltanto aggiunte, così appare impensabile l’idea di archivi che – come immensi cimiteri conservassero tutte le carte di tutti gli uffici statali. Il mito della conservazione indiscriminata riflette un ideale di staticità che contrasta con il senso della vita che, essendo innovazione continua, impone modifiche e trasformazioni. Lo scarto risponde quindi all’esigenza di scegliere per la conservazione quei documenti  che sembrano ai contemporanei essenziali per la comprensione della propria epoca (o di quella immediatamente precedente).

Una teoria convalidata dalla situazione odierna: nell’era della documentazione digitale si potrebbe pensare che, con tutti i terabyte a disposizione, non abbiamo più bisogno di effettuare lo scarto e che possiamo permetterci di conservare tutto e per sempre;  ma, come è stato ribadito dalla Carucci in un recente convegno dell’ANAI, conservare tutto è come non conservare nulla. È innegabile, oggi più di ieri, l’importanza dello scarto in termini storiografici.

La valutazione

Da grandi poteri, derivano grandi responsabilità.

Lo scarto dona davvero un grande potere all’archivista, egli è chiamato a decidere quali documenti hanno e avranno un valore storico e quali no. In base a cosa, l’archivista prende una tale decisione? Certo, esistono i massimari di scarto, nei quali vengono redatti dei criteri generali da seguire, ma che “risolvono soltanto i casi che non creano grandi dubbi nel selezionatore” (Carucci 1975, p. 258). Nel momento della scelta l’archivista è solo, e segue inevitabilmente dei criteri soggettivi, tanto che Romiti sostiene che

se lo stesso archivio venisse assegnato per una selezione basata sopra valutazioni culturali a più archivisti, al termine delle operazioni condotte singolarmente e separatamente, ben difficilmente si raggiungerebbe lo stesso risultato, poiché ognuno di essi porterebbe nel lavoro le proprie personali esperienze, le proprie personali conoscenze e le proprie personali capacità culturali ed elaborative.

Bisogna prendere atto di una verità scomoda: “sotto il profilo storiografico, giuridico e archivistico, non è possibile trovare giustificazioni obiettive allo scarto” (Carucci 1975, p. 253), proprio per questo c’è la tendenza a cercare soluzioni e linee guida che alleggeriscono la responsabilità dell’archivista. Chiaramente più è ordinato un archivio, grazie a piani di classificazione e scarti in itinere, più sarà oggettiva l’operazione di scarto.

Va inoltre considerato che, lo scarto, in quanto atto ‘volontario’, entra inevitabilmente in conflitto con il concetto di vincolo archivistico, quindi anche se i documenti vengono distrutti, i documenti restanti devono conservare le loro connessioni logiche. Nel momento della scelta, l’archivista è chiamato anche a preservare l’organicità dell’archivio.

Preso atto di tali responsabilità, si procede alla valutazione. Non ci sono regole, ma è consigliabile seguire almeno due criteri fondamentali:

  • considerare i documenti da un punto di vista archivistico, verificando lo stato della documentazione e la sua corrispondenza al titolario di classificazione, facendo attenzione alla conservazione del vincolo archivistico (si possono eliminare documenti la cui assenza non alteri il vincolo archivistico e non impedisca la ricostruzione delle funzioni dell’ente produttore);
  • considerare i documenti da un punto di vista storico, facendo particolare attenzione alla conservazione della ‘notizia’ (Romiti 2002, p. 87; si possono distruggere documenti originali se le notizie sono contenute in altri documenti originali, conservati altrove).

“Sei fuori!”: la selezione

crozza-briatore-seifuoriLa selezione, segue la valutazione, ed è il momento in cui si decide la destinazione finale di ogni tipologia documentaria. In questo momento occorre aver presente che alcuni documenti non possono assolutamente essere scartati, in quanto necessari a ricostruire le funzioni dell’ente produttore, il suo stato giuridico e finanziario, a soddisfare i suoi obblighi e a garantire i diritti dei dipendenti e dei cittadini. Mentre ve ne sono altri che non necessitano nemmeno dell’autorizzazione della Soprintendenza per essere eliminati (in blu nella tabella).

Conservazione permanente Scartabile
  • atti di carattere normativo e regolamentare interno ed esterno all’ente: delibere, ordinanze, determinazioni, circolari dispositive;
  • attestazioni di natura patrimoniale: inventari, fascicoli del patrimonio immobiliare, atti di gestione e concessione;
  • documenti di sintesi contabile: bilanci e conti consuntivi, libri mastri, giornali di cassa;
  • contrattualistica: verbali di gara, contratti;
  • documenti giudiziari: sentenze, contenzioso, ricorsi;
  • atti riguardanti il personale: fascicoli del personale, libri matricola;
  • atti che caratterizzano le funzioni dell’ente: atti istituzionali e specifici dell’ente produttore (ad esempio la cartella clinica per le ASL), progetti, decisioni;
  • documentazione statistica o riepilogativa: relazioni, ispezioni, statistiche materiali di ricerca e studio allegati a delibere e determine.
  • stampati,
  • fogli di annunci e avvisi,
  • modulistica in bianco,
  • Gazzette Ufficiali,
  • BUR,
  • riviste,
  • le copie (ma senza annotazioni o elementi utili alla ricostruzione del procedimento),
  • i documenti analitici di cui si conservano documenti riassuntivi,
  • documenti transitori (es. congedi),
  • le serie che l’ente ha per conoscenza (perché conservate anche presso altri enti, es. 740 nei comuni)

Un tipo particolare di selezione, considerata anti-archivstica, è la campionatura: si procede con l’eliminazione di settori o spezzoni d’archivio, la scelta può essere casuale (per cadenze numeriche), sistematica (individuando un criterio) o finalizzata (concentrandosi su persone o argomenti).

Un’altra pratica, usata soprattutto in passato, è lo sfoltimento, applicato prevalentemente negli archivi correnti dal responsabile della pratica,  consiste nell’eliminare dal fascicolo o dalla serie i documenti non più rilevanti ai fini giuridici o amministrativi (es. i fogli di presenza a un corso, una volta che il corso è terminato e gli allievi hanno ricevuto l’attestato o diploma).

Dal massimario di scarto al piano di classificazione

Il massimario di scarto, oggi parte integrante del piano di classificazione, rappresenta il tentativo di applicare una metodologia oggettiva alle operazioni di scarto. Basato sull’analisi dell’interesse pratico, amministrativo e giuridico della documentazione (Romiti A. 2002, p. 84), è considerato utile soprattutto ai fini dello scarto periodico (Carucci P., Guercio M. 2008, p. 233).

Ma come si realizza un massimario? Prima di tutto va specificato che, dal Testo Unico delle disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa (D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445), il massimario è indissolubilmente legato al piano di classificazione: l’analisi delle funzioni dell’ente e della sua produzione documentaria ai fini dell’individuazione delle categorie è propedeutica al massimario. Il minimo comune denominatore tra piano di classificazione e massimario è il prontuario: un elenco delle tipologie documentarie con i relativi tempi di conservazione.

In pratica, il massimario di scarto è composto da una parte generale in cui si espongono le linee guida adoperate e le scelte effettuate, e una parte più tecnica composta dal prontuario di selezione, un insieme di schede in cui si espongono le singole tipologie documentarie e come devono essere trattate ai fini dello scarto (Penzo Doria G. 2002). Per la parte generale, occorre analizzare vari aspetti della documentazione:

  • la tipologia dei documenti e la formazione dei fascicoli,
  • le relazioni tra le serie ed eventuale analisi dell’importanza di una serie rispetto ad un’altra,
  • la presenza di registri matricolari, elaborazioni riassuntive, registri contabili, mandati di pagamento…
  • le relazioni tra i documenti e le funzioni dell’ente, anche attraverso l’analisi di statistiche annuali sull’attività dell’ente.

Conoscere questi aspetti aiuta ad individuare la documentazione che può, periodicamente e sistematicamente, essere eliminata. La scelta è operata in base a considerazioni oggettive derivate da un’attenta analisi dell’ente, delle sue funzioni e di come esse prendono forma nella documentazione. Per la seconda parte, composta dal prontuario di selezione, si realizzano tabelle o schede contenenti:

  • l’indice di classificazione,
  • il procedimento/l’affare/l’attività,
  • i documenti inerenti al fascicolo,
  • la UOR (Ufficio Organizzativo di Riferimento) di competenza,
  • i tempi di conservazione,
  • le motivazioni dello scarto.

Così strutturato, il massimario viene integrato nel piano di classificazione; ogni modifica o aggiornamento effettuata al piano viene applicata anche al massimario. Il tutto per garantire consultabilità e oggettività.

I 3 passaggi dello scarto

  1. L’ufficio, o l’AOO, individua i documenti da eliminare e redige la proposta di scarto o versamento; a rigor di legge, in particolare secondo l’articolo 6, comma 1 del D.P.R. 8 gennaio 2001, n. 37, dovrebbe essere la Commissione ad individuare i documenti, questo perché in teoria la scelta dei documenti da destinare allo scarto dovrebbe essere stata effettuata dall’ufficio a monte e predisposta nel Piano di Classificazione. Le proposte di scarto devono essere redatte in triplice copia e contenere l’elenco della documentazione (tipologia degli atti e classificazione), gli estremi cronologici degli atti, la consistenza, il peso in Kg o metri lineari e le ragioni dell’eliminazione (come previsto dal R.D. 2 ottobre 1911, n. 1163 e seguenti norme).
  2. A questo punto interviene la commissione di sorveglianza, composta da due rappresentanti dell’amministrazione a cui gli atti appartengono, da  un  rappresentante  del  Ministero dei Beni e delle Attività Culturali e del Turismo designato dal sopraintendente dell’Archivio centrale dello Stato, da un rappresentante del Ministero dell’interno per gli uffici centrali; mentre per gli uffici periferici al soprintendente dell’Archivio centrale dello Stato subentra il direttore dell’Archivio di Stato competente. La commissione di scarto valuta la proposta: si effettuano le verifiche e, se necessario, si applicano delle modifiche. Per gli enti pubblici, il ruolo della Commissione è svolto dalla Soprintendenza archivistica competente. Una volta passata per la commissione di sorveglianza, o per la Soprintendenza, la proposta viene inviata al Ministero dei Beni e delle attività Culturali e del Turismo.
  3. Il ministero ha 120 giorni a disposizione per analizzare la proposta; quindi autorizza lo scarto o comunica le ragioni per cui non lo autorizza. Se l’amministrazione non riceve risposta, vige la regola del silenzio assenso. Il nulla osta del ministero include anche le indicazioni sulle modalità dello scarto: se debbano essere bruciate, macerate o cedute in libero uso. La modalità della cessione vengono stabilite da ciascuna amministrazione anche  attraverso  le organizzazioni di volontariato o la Croce Rossa italiana, e le eventuali somme ricavate sono versate alla Tesoreria dello Stato (D.P.R. 8 gennaio 2001, n. 37, art. 8). Le proposte di scarto di documenti archivistici non ammessi alla libera consultabilità sono inoltrate per i provvedimenti di competenza al Ministero dell’Interno il quale si pronuncia al massimo entro 90 giorni (D.P.R. 8 gennaio 2001, n. 37 , art. 9 e D. Lgs. 22 gennaio 2004, n.42 art. 41, comma 5).

Esiste, tuttavia, una procedura semplificata (D.P.R. 8 gennaio 2001, n. 37, art. 7) con la quale si delega il rilascio del nulla osta al soprintendente dell’Archivio centrale dello Stato per gli uffici centrali e al direttore dell’Archivio di Stato competente per gli uffici periferici, ma solo per una determinata categoria di documenti individuati ogni tre anni con decreto dell’amministrazione competente in concerto con il Ministero dei beni e delle Attività Culturali e del Turismo.

Breve storia dello scarto attraverso la normativa:

Commissione Cibrario Scarto effettuato dall’Archivio di Stato
Ordinamento Generale degli Archivi di Stato R.D. 27 maggio 1975, n.2552 Scarto effettuato dall’Archivio di Stato
Regolamento per gli uffici di registratura e di archivio delle amministrazioni centrali R.D. 25 gennaio 1900, n. 35 Quali siano gli atti da depositare o da eliminare sarà dichiarato, per iscritto, da una commissione nominata con decreto ministeriale e composta di due ufficiali superiori del Ministero al quale gli atti appartengono e del direttore dell’archivio del Regno. La commissione indicherà anche se le carte da eliminare debbano essere macerate, bruciate o cedute in libero uso. Nei casi dubbi deciderà il Consiglio per gli archivi. (art. 82)
Regolamento per gli Archivi di Stato R.D. 9 settembre 1902, n. 445 Estende il Regolamento del 1900 anche agli organi periferici dello Stato, ma la presenza del direttore dell’Archivio di Stato competente non è necessaria. La commissione redige gli elenchi dei documenti da eliminare e li invia al ministero dell’Interno, a cui spetta l’autorizzazione allo scarto.
Regolamento per gli Archivi di Stato R.D. 2 ottobre 1911, n. 1163 Quali siano gli atti da eliminare sarà dichiarato, per iscritto, da una commissione designata di volta in volta dal ministro competente, composta, per le amministrazioni centrali, di due funzionari superiori dell’amministrazione alla quale gli atti appartengono, e del sopraintendente dell’archivio del Regno, e per le magistrature ed amministrazioni non centrali, di impiegati dell’ufficio al quale gli atti appartengono ovvero di impiegati a riposo o di persone estranee specialmente competenti e del sopraintendente o direttore dell’archivio della circoscrizione o di un suo incaricato. Tutte le spese inerenti alle operazioni di scarto, comprese le competenze ai funzionari degli archivi di Stato, sono a carico delle amministrazioni cui le carte appartengono. Gli elenchi compilati dalle commissioni suddette, accompagnati da una relazione riassuntiva delle ragioni dell’eliminazione, sono trasmessi in duplice esemplare al ministero dell’interno, e debbono contenere l’indicazione della data iniziale e di quella terminale di ciascuna serie, la quantità, almeno approssimativa, delle carte relative e i motivi specifici della proposta eliminazione. Gli elenchi delle magistrature e delle amministrazioni non centrali, compilati analogamente, sono trasmessi, a mezzo del ministero competente, il quale esprimerà il suo parere. Il ministero dell’interno decide definitivamente, udita la Giunta del Consiglio per gli archivi, e, nei casi dubbi, il consiglio per gli archivi, determinando se le carte da eliminare debbano essere bruciate, macerate o cedute in libero uso. (art. 69)
Norme relative all’ordinamento ed al personale degli archivi di Stato D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409 Presso gli uffici centrali, interregionali, regionali, interprovinciali e provinciali delle Amministrazioni dello Stato, esclusi i Ministeri degli affari esteri e della difesa, e presso gli uffici giudiziari non inferiori ai tribunali sono istituite Commissioni di sorveglianza sui rispettivi archivi, composte dal capo dell’ufficio o da un suo delegato, da un impiegato della carriera direttiva del medesimo ufficio, che disimpegna anche le funzioni di segretario, dal sovraintendente all’archivio centrale dello Stato o dal direttore dell’archivio di Stato competente per territorio o da impiegati della carriera direttiva dei propri archivi da essi delegati. È compito delle Commissioni:
a) esercitare la sorveglianza sulla conservazione e l’ordinamento degli archivi e sulla tenuta dei relativi inventari e degli altri strumenti di consultazione;
b) esercitare le funzioni di Commissioni di scarto;
c) esercitare la sorveglianza sulla applicazione delle norme dettate dalla Commissione per la fotoriproduzione di cui all’art. 12;
d) curare la preparazione dei versamenti nei competenti archivi di Stato.
Le Commissioni istituite presso gli uffici centrali curano altresì la compilazione e l’aggiornamento dei massimari di scarto.
Le Commissioni sono nominate per un triennio con decreto del Ministro da cui dipende l’ufficio interessato e si riuniscono almeno due volte l’anno e ogni qual volta sia richiesto dal capo dell’ufficio o dal rappresentante dell’Amministrazione degli archivi di Stato. (art. 25)Il Ministro per l’interno può consentire, su conforme parere della Giunta del Consiglio superiore degli archivi, lo scarto di documenti conservati negli archivi di Stato. (art. 26)Il Ministro per l’interno, sentita, se lo ritiene necessario, la Giunta del Consiglio superiore degli archivi, decide sulle proposte di scarto formulate dalle Commissioni di cui all’art. 25. Gli uffici dello Stato ai quali non si applica l’art. 25 provvedono a costituire, con le medesime norme stabilite da detto articolo, e fatta sempre eccezione per i Ministeri degli affari esteri e della difesa, apposite Commissioni ogni volta che si rende necessario effettuare operazioni di scarto. (art. 27)Il Ministro per l’interno, sentita, se lo ritiene necessario, la Giunta del Consiglio superiore degli archivi, decide sulle proposte di scarto formulate dalle Commissioni di cui all’art. 25. Gli uffici dello Stato ai quali non si applica l’art. 25 provvedono a costituire, con le medesime norme stabilite da detto articolo, e fatta sempre eccezione per i Ministeri degli affari esteri e della difesa, apposite Commissioni ogni volta che si rende necessario effettuare operazioni di scarto. [Per il ministero della Difesa viene istituita un’apposita commissione con il D.P.R. 18 novembre 1965, n. 1478] Anche sulle proposte formulate dalle Commissioni di cui al precedente comma decide il Ministro per l’interno, sentita, se lo ritiene necessario, la Giunta del Consiglio superiore degli archivi. (art. 28)

Gli enti pubblici stabiliscono con provvedimento motivato dei rispettivi organi deliberanti quali documenti dei propri archivi siano da scartare. Il provvedimento è sottoposto all’approvazione dell’autorità che esercita la vigilanza sull’ente, previo nulla osta del competente sovrintendente archivistico. (art. 35)

I proprietari, possessori o detentori di archivi o di singoli documenti dichiarati di notevole interesse storico non possono procedere a scarti se non previa autorizzazione del competente sovrintendente archivistico. Il sovrintendente può disporre il deposito, presso il competente archivio di Stato, dei documenti che i privati propongono per lo scarto. (art. 42)

Attribuzioni del Ministero dell’interno in materia di documenti archivistici non ammessi alla libera consultabilità D.P.R. 30 dicembre 1975, n. 854 Con il passaggio al Ministero dei Beni Culturali, cambia la composizione della Commissione di sorveglianza: è prevista la presenza di un funzionario del ministero dell’Interno, che ha il compito di individuare le serie di carattere riservato.

Anche per gli enti pubblici i soprintendenti devono comunicare al ministero dell’Interno le proposte di scarto.

Regolamento recante disciplina del procedimento di costituzione e rinnovo delle commissioni di sorveglianza sugli archivi D.P.R. 18 aprile 1994, n. 344 Le commissioni di sorveglianza sono istituite, ai sensi dell’art. 25 del decreto del Presidente Repubblica 30 settembre 1963, n. 1409, presso gli uffici centrali, interregionali, regionali, interprovinciali e provinciali delle amministrazioni dello Stato, anche ad ordinamento autonomo, esclusi i Ministeri degli affari esteri e della difesa, e presso gli uffici giudiziari non inferiori ai tribunali. (art. 2, comma 1)

I dirigenti degli uffici sono responsabili della conservazione e della corretta gestione degli archivi, nonché della regolare tenuta degli inventari e degli altri strumenti necessari all’esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi. (art. 2, comma 3)

Il presidente ha l’obbligo di convocare la commissione ogni centoventi giorni. Convoca, altresì, la commissione ogni qual volta lo ritenga opportuno, o ne sia richiesto dai rappresentanti dell’Amministrazione degli archivi di Stato e dell’interno. (art. 3, comma 5)

La commissione dura in carica tre anni. (art. 4, comma 1)

Regolamento di semplificazione dei procedimenti di costituzione e rinnovo delle Commissioni di sorveglianza sugli archivi e per lo scarto dei documenti degli uffici dello Stato
D.P.R. 8 gennaio 2001, n. 37
Le  Commissioni  di sorveglianza sugli archivi istituite presso gli  uffici centrali delle amministrazioni dello Stato sono composte: da due rappresentanti dell’amministrazione cui gli atti appartengono, da  un  rappresentante  del  Ministero  per  i  beni  e  le attività culturali  designato dal sopraintendente dell’Archivio centrale dello Stato, da un rappresentante del Ministero dell’interno.  (art. 2, comma 1)

Le  Commissioni di sorveglianza sugli archivi, istituite presso gli uffici periferici, nonché presso gli uffici giudiziari di cui al comma  2  dell’articolo  1,  sono  composte:  da  due  rappresentanti dell’ufficio al quale gli atti appartengono, da un rappresentante del Ministero per i beni e le attività culturali designato dal direttore del  competente archivio di Stato, da un rappresentante del Ministero dell’interno. (art. 2, comma 2)

I relativi elenchi, accompagnati da una relazione illustrativa contenente  le  motivazioni  dello scarto, l’indicazione della data iniziale e finale di ciascuna serie, nonché della quantità, almeno approssimativa,  dei  documenti  da  eliminare  sono trasmessi, anche mediante l’utilizzazione di strumenti informatici, al Ministero per i beni  e  le  attività  culturali  il  quale decide sulle proposte di scarto inviando, entro centoventi giorni dal ricevimento  degli elenchi, il nulla osta all’ufficio interessato e per conoscenza alla competente  amministrazione  centrale  e determinando, altresì, se i documenti  da  scartare debbano essere bruciati, macerati o ceduti in libero  uso.  Trascorso  il  suddetto  termine  senza  che  sia stata adottata alcuna determinazione, tutti i documenti inclusi negli elenchi sono destinati al macero. (art. 6, comma 2)

Al  rilascio  del  nulla  osta  allo  scarto relativamente alle categorie  di  documenti  identificate  ai  sensi del comma 2 [ogni 3 anni, con decreto dell’amministrazione competente, di concerto con il Ministro per i beni e le attività culturali e dell’interno], previa individuazione  delle  Commissioni di cui all’articolo 1, è delegato il soprintendente dell’archivio centrale dello Stato per le amministrazioni centrali e il direttore dell’archivio di Stato competente per territorio per le amministrazioni periferiche, il quale decide entro trenta giorni dal ricevimento degli elenchi. Trascorso tale termine senza che sia stato rilasciato il nulla osta allo scarto, l’amministrazione può disporre la cessione degli atti. (art. 7, comma 1)

Le  proposte  di  scarto  di  documenti  sottratti  alla libera consultabilità  ai  sensi dell’articolo 8 del decreto legislativo 30 luglio   1999,  n.  281,  sono  inoltrate,  per  i  provvedimenti  di competenza  al  Ministero  dell’interno,  il quale si pronuncia entro novanta  giorni.  Trascorso  tale  termine  senza  che  il  Ministero dell’interno  si  sia pronunciato, l’amministrazione può disporre la cessione degli atti sottratti alla libera consultabilità. (art. 9, comma 1)

Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio D. Lgs. 22 gennaio 2004, n.42 Sono subordinati ad autorizzazione del Ministero: […] d) lo scarto dei documenti degli archivi pubblici e degli archivi privati  per  i  quali  sia  intervenuta  la  dichiarazione  ai sensi dell’articolo 13 [dichiarazione dell’interesse culturale] (art. 21, comma 1)

Nessun versamento  può  essere  ricevuto  se  non  sono  state effettuate le operazioni di scarto. Le spese per il versamento sono a carico delle amministrazioni versanti. (art. 41, comma 3)

Presso  gli  organi  indicati  nel  comma  1 [gli organi giudiziari  e  amministrativi  dello  Stato] sono   istituite commissioni, delle quali fanno parte rappresentanti del  Ministero [dei Beni Culturali] e del Ministero dell’interno, con il compito di vigilare sulla corretta tenuta degli archivi correnti e di deposito, di collaborare alla definizione dei criteri di organizzazione, gestione e conservazione dei documenti, di proporre gli scarti di cui al comma 3, di curare i versamenti previsti al comma 1, di identificare gli  atti  di  natura riservata. (art. 41, comma 5)

Le disposizioni del  presente  articolo  non  si  applicano  al Ministero per gli affari esteri; non si applicano altresì agli stati maggiori dell’esercito, della marina e  dell’aeronautica  per  quanto attiene la documentazione di carattere militare e operativo. (art. 41, comma 6)

Testo Unico delle disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 Il  servizio  per  la  gestione  dei flussi documentali e degli archivi  elabora ed aggiorna il piano di conservazione degli archivi, integrato  con  il sistema di classificazione, per la definizione dei criteri  di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione  permanente  dei  documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni  contenute  in  materia  di  tutela dei beni culturali e successive modificazioni ed integrazioni. (art. 68, comma 1)
Codice dell’Amministrazione Digitale D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 Le regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni sono definite ai sensi dell’articolo 71, di concerto con il Ministro per i beni e le attività culturali, nonché d’intesa con la Conferenza unificata di cui all’articolo 8 del decreto legislativo 28 agosto 1997, n. 281, e sentito il Garante per la protezione dei dati personali. (art. 22, comma 4)

Sono fatti salvi i poteri di controllo del Ministero per i beni e le attività culturali sugli archivi delle pubbliche amministrazioni e sugli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico ai sensi delle disposizioni del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42. (art. 43, comma 4)


Bibliografia di riferimento:

  • Carucci P., Lo scarto come elemento qualificante delle fonti per la storiografia, in “Rassegna degli Archivi di Stato”, XXXV (1975)
  • Carucci P., Guercio M., Manuale di archivistica, Roma, Carocci, 2008
  • Penzo Doria G., Massimario e prontuario: la selezione dei documenti dopo la riforma della pubblica amministrazione (1997-2001), in Lo scarto. Teoria, normativa e prassi, a cura di Gilberto Zacchè, Bologna, Archilab, 2002, pp. 57-94
  • Romiti A., Archivistica generale. Primi elementi, Lucca, Civita, 2002
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