The archivista’s high: l’inventario

Partiamo da un presupposto poco scientifico, ma carico di onestà: l’inventario è il momento di gloria dell’archivista.  Dopo mesi di duro lavoro trae le somme, espone il suo operato, giustifica le sue scelte, non solo agli altri ma anche – e soprattutto – a se stesso/a.

Quindi non c’è da stupirsi se “si è diffusa la tendenza a considerare in una prospettiva autoreferenziale la redazione degli inventari piuttosto che come un’attività al servizio dell’utenza” (Carucci P., Guercio M. 2008, pp. 94-95), in quel momento l’archivista si sente come una pittrice che firma la sua opera, un calciatore che fa goal, un aspirante cuoco che vince Master Chef… effettivamente non ricorda più perché lo ha fatto, sa solo che ce l’ha fatta!

Ma non bisogna farsi prendere dall’archivista’s high, in ogni momento del lavoro bisogna pensare a lui: il tipico utente di un archivio, questo polveroso individuo che passa le sue giornate tra le carte con la schiena ricurva e gli occhi crucciati. Come aiutarlo? Come rendergli la vita più facile? Ecco, questo è l’obiettivo dell’inventario: mettere sulla retta via chiunque voglia intraprendere una ricerca all’interno di un archivio.

Ricercatore
Tipico utente di un archivio.

Cos’è un inventario:

Quando si entra in un archivio la prima cosa da fare è consultare gli strumenti di ricerca che si hanno a disposizione per un determinato fondo o una determinata serie: elenchi, schedari, rubriche, repertori… l’inventario è il più accurato mezzo di ricerca che si possa trovare in un archivio. Oggi internet ci permette di effettuare questa operazione da casa, i sistemi informativi degli Archivi di Stato consentono spesso – ma non sempre – agli utenti di consultare inventari on line, così possiamo recarci in archivio avendo già a disposizione la collocazione dei documenti che ci interessano (una indipendenza sempre più necessaria in un mondo in cui gli assistenti di sala si stanno estinguendo).

Quindi l’inventario altro non è che la descrizione degli atti di un fondo (di un subfondo o di una serie) al fine di facilitare l’accesso e la consultazione della documentazione.

Viene redatto dalla persona che ha effettuato l’ordinamento del fondo, da chi per mesi ha schedato centinaia e centinaia di unità archivistiche, cioè da chi conosce dettagliatamente le carte; infatti, come ammonisce Casanova, “non è ammissibile che altro sia l’ordinatore, altro il redattore dell’inventario” (Casanova p. 257). Tuttavia accade spesso che, per mancanza di archivisti, il lavoro di riordino venga condotto da volontari e tirocinanti che si susseguono anche all’interno di uno stesso lavoro. L’inventario viene poi redatto dagli ultimi che si trovano a lavorare sulla documentazione o dall’archivista dell’istituto, con grave danno all’omogeneità del lavoro.

Il riordino e l’inventariazione di un fondo sono indispensabili, non solo agli archivisti che ne traggono lavoro, ma soprattutto a studiosi e cittadini, che senza questo strumento non avrebbero speranze di trovare ciò che cercano tra le carte di un archivio.

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Utente medio di un archivio che cerca l’inventario su internet, comodamente seduto sul divano di casa.

Operazioni preliminari:

Se pensate che intere giornate dedicate a ordinare carte e realizzare schede siano sufficienti per iniziare a redigere un inventario, vi sbagliate di grosso: chiusa l’ultima scheda, occorre aprire la mente. Bisogna ricercare. Che cosa in particolare?

  • la storia generale e locale;
  • la storia delle istituzioni generali e locali;
  • la storia del soggetto produttore;
  • le vicende dell’archivio.

La raccolta di queste informazioni sarà utile per riflettere sulla natura delle carte e sulla struttura dell’ente produttore. Il più delle volte ci si renderà conto che esiste una grande divario tra come l’ente avrebbe dovuto essere e come è veramente, ed è proprio di questa differenza che l’archivista dovrà rendere conto nelle note introduttive all’inventario.

Come si fa un inventario:

Le indicazioni per la redazione ci sono date da due circolari del 1966: Norme per la redazione degli inventari e Norme per i collaboratori alle pubblicazioni archivistiche. Sono suggerimenti più che vere e proprie norme, infatti sarebbe impossibile creare schemi rigidi di inventariazione considerando la varietà della documentazione conservata nei nostri archivi. Le regole inderogabili sono poche e conviene rispettarle, riguardano per lo più la struttura dell’inventario e alcuni aspetti relativi all’edizione.

Introduzione

  • Nota istituzionale: contiene le informazioni sull’istituzione e le funzioni dell’ente. È importante in questa sezione non dedicarsi a divagazioni storiche troppo generali o poco pertinenti, allo stesso tempo bisogna essere i più esaustivi possibile, evitando rimandi esterni, perché uno strumento di ricerca deve essere autonomo e completarsi in se stesso.
  • Nota archivistica: contiene informazioni sulla storia archivistica del fondo, sullo stato della documentazione prima del lavoro e sulle scelte effettuate in fase di riordino. In questa sezione va indicata l’eventuale presenza di strumenti di corredo e vecchi inventari. Inoltre, se necessario, si possono effettuare dei rimandi ad archivi affini a quello inventariato. Di vitale importanza è l’indicazione dell’assenza di atti: non bisogna dimenticare che l’inventario è fondamentale anche per conoscere ciò che non è più conservato, perché anche le lacune raccontano una storia.
  • Prospetto generale del fondo: come diceva Casanova l’inventario è una “fotografia dell’ordinamento” (Casanova p.253), per questo è indispensabile consentire all’utente di avere da subito una visione della struttura del fondo, le sue articolazioni interne in serie e sottoserie, con estremi cronologici e consistenze.
  • Bibliografia: la bibliografia deve agevolare la consultazione dell’inventario, non appesantirlo, per questo, quando possibile, conviene inserire note a piè di pagina. Le indicazioni sulla bibliografia sono contenute nella circolare n. 28 del 29 aprile del 1966 (Norme per i collaboratori alle pubblicazioni archivistiche).
  • Glossario: è consigliabile inserire un glossario con i termini tecnici o locali per agevolare la lettura, soprattutto perché nell’inventario si cerca sempre di non modernizzare i titoli; dovendo conservare la nomenclatura originaria questa sezione diventa indispensabile.
  • Avvertenze: informazioni esplicative sul contenuto.
  • Abbreviazioni: sempre per garantire la massima consultabilità, bisogna redigere una lista delle abbreviazioni utilizzate.

Sezione descrittiva

È questa la parte principale dell’inventario, il risultato del duro lavoro di schedatura. In questa sezione ogni serie è aperta da un cappello, con il quale si descrivono la struttura del soggetto produttore, le variazioni in ambito amministrativo e burocratico, le norme che regolavano l’attività del soggetto produttore, le tipicizzazioni e le eccezioni nell’organizzazione della documentazione.

Dopo il cappello si procede alla descrizione delle singole unità archivistiche:

  • numero di corda dell’unità di conservazione
  • numero di corda dell’unità archivistica, se diverso da quello dell’unità di conservazione (come nel caso di fascicolo e busta, mentre per le filze possono coincidere)
  • vecchia segnatura e numero di posizione (con indicazione integrale dell’indice di classificazione, quando è presente)
  • titolo o oggetto dell’unità archivistica (va riportato il titolo originario tra virgolette, se non presente lo inserisce il curatore)
  • integrazione all’oggetto (non sempre necessario)
  • estremi cronologici (data di apertura della procedura e data dell’ultimo documento o dalla della prima e ultima registrazione per i registri; va riportata seguendo il modello aaaa/mm/gg; la data degli allegati non incide sugli estremi della procedura; se non si ha la data e il curatore è in grado di ricostruirla, va posta tra parentesi quadre seguita da un punto interrogativo)
  • allegati particolari (mappe, opuscoli, giornali, fotografie…)
  • descrizione esterna dell’unità archivistica (numero delle carte, numero di allegati…)

Poiché l’inventario si preoccupa della sistemazione dell’archivio non della sua collocazione, non ha l’obbligo di conservare l’indicazione della collocazione, che può sempre essere inserita successivamente.

Per la redazione delle schede occorre seguire un criterio uniforme, sia per facilitarne la consultazione, sia per non dare più importanza a un atto rispetto a un altro. Tuttavia i documenti più antichi possono assumere una valenza maggiore, per questo, secondo una consuetudine archivistica, la descrizione del contenuto dipende da dalla data del documento (Casanova p. 259 e Norme per la redazione degli inventari). In tal caso il redattore o la redattrice dell’inventario realizzerà dei regesti solo per gli atti più antichi, giustificando la scelta nella prefazione.

L’ordine da seguire nella descrizione delle serie è il seguente: serie complete, atti sciolti, miscellanee.

Questioni problematiche

Durante il lavoro può emergere la necessità di unificare una voce per unità omogenee, in tal caso occorre indicare le date estreme e, se necessario, il numero delle carte:
es. “Bilanci provvisori: b. 1 1870-1871”

Quando non si riesce ad individuare un rapporto prestabilito tra le serie, esse verranno descritte in base alla materia: prima devono essere elencate le categorie direttive (leggi, norme e statuti…), successivamente le esecutive (deliberazioni, verbali…), poi gli atti amministrativi e gli atti contabili; infine i registri di protocollo e altri strumenti coevi di corredo.

Nel caso di copie, alla domanda “meglio mettere la data dell’atto copiato o della copia?” la circolare suggerisce di inserire la data della copia, perché sicuramente i documenti limitrofi sono ascrivibili all’epoca della copia, non già dell’atto originale.

Indici e appendici

  • INDICE:
    – alfabetico (per ente, persona, località o materia), con attenzione alla variazione del nome degli enti e delle società nel corso del tempo;
    – acronimi, con scioglimento
    – cariche e titoli delle persone
  • APPENDICE:
    – strumenti di corredo coevi alla documentazione
    – titolari in uso prima di quello utilizzato per il riordino
    – elenchi di persone che hanno rivestito delle cariche
    – elenchi delle disposizioni normative
    – regesti
    – tavole di raffronto tra segnature archivistiche (antica/nuova, cartaceo/bobine, numero generale di corda/numero di serie…).

Le 8 regole d’oro

Ricercatore che ha consultato un buon inventario.
Utente dell’archivio che ha consultato un buon inventario.

Per concludere, una lista di accorgimenti da non dimenticare:

  1. Mai dimenticare l’utente: lavori per lui/lei.
  2. Scegliere una unità archivistica per l’inventariazione e non variarla: è importante garantire l’uniformità della scala adottata.
  3. Riportare il titolo originario di ogni unità archivistica: se manca o è incompleto integralo con una descrizione chiara.
  4. Scegliere un lessico archivistico, giuridico e burocratico idoneo: cerca di evitare indicazioni generiche.
  5. Usare parole moderne e non arcaiche: se usi espressioni tratte dalle carte, ponile tra virgolette.
  6. Individuare persone (nomi, cognomi e cariche) e luoghi in modo corretto.
  7. Scegliere se usare una forma narrativa o descrittiva e mantenerla.
  8. Le lacune vanno sempre evidenziate: anche loro raccontano una storia.

 


Bibliografia di riferimento:

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2 pensieri riguardo “The archivista’s high: l’inventario

  1. Grazie Martina, bello e utile. Fai riferimento, giustamente, ai nostri “padri fondatori” ma mi permetto di inserire una variante “moderna”. Suggerisci di “scegliere una unità archivistica per l’inventariazione e non variarla: è importante garantire l’uniformità della scala adottata”. Oggi, molto di frequente, soprattutto davanti ad archivi particolarmente consistenti e nella prospettiva di pubblicare l’inventario on line, si consiglia di variare il livello descrittivo. Faccio un esempio: si adotterà come unità archivistica per il carteggio il fascicolo ma, di fronte ad una serie estesa ed omogenea di Bilanci preventivi o di Protocolli della corrispondenza si può – e forse si deve – dare tutte le informazioni a livello di serie (consistenza, estremi cronologici, eventuali lacune, stato di conservazione) omettendo addirittura di inserire le unità archivistiche. Si alleggerisce di molto l’inventario dando comunque tutte le infromazioni necessarie all’utente. Alla fine, è queso che conta, no?!

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    1. Le tue osservazioni sono sempre molto interessanti!
      Hai pienamente ragione, tanto che è la stessa circolare del 1966 a suggerirci di unire le serie omologhe, così come scrivi tu.

      Ne approfitto per aggiungere che occorrerebbe un discorso a parte per gli inventari on line, gli standard ISAD e ISAAR mettono in discussione molte delle classiche norme per la redazione degli inventari, ponendo nuove problematiche; sarebbe utile riflettere sui gli inventari redatti oggi con sistemi come archimista, xdams, arianna e come questi sistemi influenzano le norme tradizionali.

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