AOO: cercasi Ufficio di Protocollo

Ispirata dal post di Allegra Paci su Pratica Archivistica ho deciso di affrontare l’intricato argomento delle AOO.

AOO sta per Area Organizzativa Omogenea, ma lo scioglimento dell’acronimo non spiega molto di più, anzi peggiora la situazione. Per essere più chiari possiamo dire che una AOO è un insieme di unità organizzative che, all’interno di un’amministrazione, usufruiscono degli stessi servizi per la gestione dei flussi documentali. Non ci siamo ancora?

In pratica una AOO è un ufficio di protocollo, ma a differenza di quest’ultimo è flessibile:  con ministeri che modificano l’organigramma così come si rinnova il proprio armadio ad ogni cambio di stagione, la flessibilità è diventata una qualità indispensabile per gli uffici della pubblica amministrazione.

L’indipendenza delle AOO

Infatti una caratterista delle AOO è che sono slegate dall’organigramma dell’ente a cui appartengono. Come dei bravi indipendentisti sardi, le AOO sono ovunque e reclamano indipendenza dall’apparato burocratico a cui appartengono.Bandera_indipendentista_AOOLo scopo è quello di resistere a ogni cambiamento dell’ente: indipendentemente dall’esistenza o meno di un determinato ufficio (assessorato, segreteria, direzione…). Questa disgiunzione si può osservare sull’IPA (Indice delle Pubbliche Amministrazioni), portale creato per mettere a disposizione di cittadini e privati i dati delle PA per le comunicazioni telematiche. Nell’indice vengono fornite le seguenti informazioni:

  • Riferimenti dell’ente: indirizzo, responsabile, sito web, indirizzi email e PEC, tipologia, categoria, data accreditamento, codice IPA, referente, codice fiscale, acronimo.
  • Uffici (organigramma)
  • AOO
  • Servizi
  • Servizi di Fatturazione Elettronica
  • Indirizzi PEC dell’Ente

IPAParagonando le AOO all’organigramma noteremo che non vi è una perfetta aderenza, anche se le AOO sono piuttosto recenti e hanno assistito a pochi cambi di stagione. Personalmente ritengo che l’utilità di questo sistema si vedrà solo con il passare del tempo e lo scorrere delle amministrazioni.

I modelli di AOO

Le AOO possono essere strutturate seguendo varie soluzioni, a seconda del sistema di protocollo che si decide di adottare: modello organizzativo di tipo distributivo o modello organizzativo di tipo unitario. Ma prima di analizzare i due sistemi sciogliamo degli acronimi fondamentali, altrimenti iniziamo a non capirci più niente:

  • UOP – Unità Organizzativa di registrazione di Protocollo unità di protocollazione abilitate alla registrazione della documentazione in entrata;
  • UOR – Uffici Organizzativi di Riferimento strutture operative dell’Amministrazione Centrale a cui sono affidate risorse umane e strumentali e competenze omogenee, nell’ambito delle quali il personale dipendente assume la responsabilità della trattazione di affari o procedimenti amministrativi.

Fondamentalmente due unità minime delle AOO, come andremo a vedere.

Modello organizzativo di tipo distributivo

In questo modello l’ente è diviso in più AOO, ad ognuna di esse corrisponde una UOP che si occupa di gestire la posta in entrata e quella in uscita oppure solo la posta in entrata, affidando la gestione della posta in uscita alle UOR.

Una variante di questo modello prevede una divisione in UOR ognuna delle quali si occupa della propria posta in entrata e in uscita fungendo da UOP: ad ogni AOO corrisponderanno una serie di UOR e ad ogni UOR una UOP.

Modello organizzativo di tipo unitario

Quando nell’ente è presente un’unica AOO, parliamo di modello di tipo unitario. Ma non pensate nemmeno per un momento che la situazione sia più semplice del modello distributivo! Infatti anche per il tipo unitario possiamo avere un sistema centralizzato per i documenti in uscita e in entrata, un sistema centralizzato per i documenti in entrata e decentralizzato nelle UOR per i documenti in uscita o una divisione in tante UOR che fungono da UOP.

Di seguito uno schema che riassume le varie soluzioni che si possono adottare:

Modello Organizzativo di tipo distributivo Modello Organizzativo di tipo unitario
L’ente è diviso in più AOO. Nell’ente c’è un’unica AOO.

SOLUZIONE A

A ogni AOO corrisponde una UOP, all’interno di ognuna il sistema può essere:

  1. centralizzato sia per documenti in entrata che per quelli in uscita
  2. centralizzato per i documenti in entrata e decentralizzato in varie UOR per i documenti in uscita

SOLUZIONE A

Il sistema è completamente centralizzato in un’unica UOP, con due diverse soluzioni:

  1. centralizzato sia per documenti in entrata che per quelli in uscita
  2. centralizzato per i documenti in entrata e decentralizzato in varie UOR per i documenti in uscita

SOLUZIONE B

Ogni AOO è divisa in UOR e ognuna di loro fungerà da UOP.

SOLUZIONE B

All’interno della AOO il sistema è diviso per UOR e ognuno di loro fungerà da UOP.

2 pensieri riguardo “AOO: cercasi Ufficio di Protocollo

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