Dal Protocollo al Sistema

Cos’è il protocollo?

Et sic registratio est ars, sive scientia et studium, instrumenta publica

Battesimo o estrema unzione del documento, a seconda che sia in entrata o in uscita, atto di fede privilegiata, perennemente graziato dallo scarto, il protocollo è una vera e propria religione per l’archivista.

Il suo fascino deriva dai grandi poteri che detiene:

  • attesta l’autenticità del documento,
  • è un atto pubblico di fede privilegiata (con valore probante),
  • consente di tracciare il vincolo archivistico.

Ma da grandi poteri derivano grandi responsabilità, per questo nasce la figura del Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi (artt. 3-4 DPCM 428/1998 e art. 63 DPR 445/2000), di cui abbiamo già parlato, in questa sede mi limito a riportare sinteticamente i suoi compiti:

  • predisporre lo schema del manuale di gestione;
  • proporre i tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche finalizzate alla eliminazione dei protocolli di settore e di reparto, dei protocolli multipli, dei protocolli di telefax, e, più in generale, dei protocolli diversi dal protocollo informatico;
  • predisporre il piano per la sicurezza informatica;
  • garantire accesso e fruizione del patrimonio documentario;
  • mantenere traccia delle modifiche al documento o al fascicolo;
  • gestire il trasferimento in conservazione.

Il protocollo in pratica

Le azioni principali svolte in un ufficio di protocollo sono due: la registrazione e la segnatura.

La registrazione di protocollo

La registrazione di protocollo è la trascrizione su appositi registri degli elementi identificativi del documento. Tale registrazione può avvenire seguendo il metodo sintetico o quello analitico (Guercio 2008).

PROTOCOLLO SINTETICO PROTOCOLLO ANALITICO
i documenti che fanno parte di una stessa pratica e confluiscono nello stesso fascicolo fanno capo allo stesso numero di protocollo il numero progressivo è attribuito a ogni documento da registrare in base a una sequenza unica annuale
risulta artificioso seguire l’affare tramite vari rimandi e non garantisce completa reperibilità dei documenti garantisce la reperibilità di ogni singolo documento entrato o uscito da un ufficio

Nella PA italiana si utilizza il protocollo analitico, seppur non mancano reminiscenze del protocollo sintetico e persistono vari errori di registrazione, che Penzo Doria così enumera:

  1. protocollo emmenthal(er): inutile dire che è quello con i buchi;
  2. protocollo a teatro: con i bis, ter, quater, /2… in interlinea;
  3. protocollo di San Silvestro: chiaramente un registro non chiuso a fine anno e in cui i documenti continuano a essere protocollati al 31 dell’anno precedente anche in piena primavera del nuovo anno;
  4. protocollo the day after: tra le sindromi più diffuse, facilmente curabile con il protocollo differito.
  5. protocollo Giano Bifronte: appartiene alla migliore tradizione della PA, gli antichi registri di protocollo avevano una pagina sinistra per registrare i documenti in entrata e una destra per quelli in uscita, per questo spesso si utilizzava lo stesso numero di protocollo per il documento in arrivo e la rispettiva risposta, che veniva registrata dirimpetto.
Protocollo2
Esempio di registro di protocollo mal gestito.

Tutti errori destinati a scomparire con il nuovo protocollo informatico, nel quale il numero progressivo di protocollo viene attribuito automaticamente dal sistema.

Ritornando all’atto della registrazione, su un registro di protocollo ben gestito, secondo il DPR 445/2000, devono essere trascritti:

  • numero progressivo di protocollo
  • la data di registrazione
  • il corrispondente (mittente o destinatario)
  • data e numero di protocollo del documento ricevuto
  • l’oggetto
  • l’indice di classificazione
  • l’impronta del documento informatico (se trasmesso per via telematica).

Come osserva Penzo Doria, a questa lista manca un elemento fondamentale: gli allegati. Indicare la presenza e il numero degli allegati di un documento in uscita e in entrata è fondamentale a fini amministrativi e archivistici: “molto spesso l’interesse amministrativo e, di conseguenza, la rilevanza giuridico-probatoria della ricerca documentale, si sposta sugli allegati e non sul documento di trasmissione, che funge esclusivamente da lettera accompagnatoria” (Penzo Doria 2005); tuttavia sia il DPR 445/2000, sia il D. Lgs. 235/2010 e tutta la serie di circolari dell’AgID che ruotano intorno al CAD continuano a non tenerne conto.

Alla lista degli elementi del protocollo proposta dal Testo Unico sulla documentazione amministrativa, preferisco quella più ‘scientifica’ ed altamente esplicativa proposta Penzo Doria, che schematizzo qui di seguito:

ELEMENTI OBBLIGATORI IMMODIFICABILI
  1. Numero di protocollo
  2. Data di registrazione
  3. Corrispondente (mittente/destinatario)
  4. Oggetto
  5. Numero degli allegati
  6. Descrizione degli allegati
ELEMENTI OBBLIGATORI MODIFICABILI
  1. Unità organizzativa responsabile del procedimento/affare (UOR)
  2. Responsabile del procedimento amministrativo (RPA)
  3. Classificazione archivistica
ELEMENTI INCIDENTALI IMMODIFICABILI
  1. Data del documento ricevuto
  2. Protocollo del documento ricevuto
  3. Impronta del documento informatico
ELEMENTI ACCESSORI MODIFICABILI
  1. Elementi legati alla gestione degli affari e dei procedimenti:
    – date di arrivo e partenza (aaaa/mm/gg)
    – ora e minuto di registrazione
    – estremi del provvedimento di differimento dei termini di registratura
    – tipo di spedizione
    – collegamento a documenti precedenti o susseguenti
    – indicazione degli allegati su supporto informatico
    – nominativo del destinatario di cc
    – oggetto del  procedimento amministrativo
    – stato e tempi delle procedure del procedimento
    – tipologia del documento amministrativo (indicando l’accesso o l’accesso differito)
    – immagine informatica del documento
  2. Elementi legati alla gestione di archivio:
    – classificazione secondo il titolario
    – data di istruzione f.
    – numero del s.f.
    – repertorio dei ff.
    – codice personalizzato di riconoscimento del f.
    – tipologia del documento con indicazione di conservazione e scarto
    – scadenziario
  3. Elementi legati alla gestione delle banche dati:
    – ulteriori informazioni sul mittente (m/f, ragione sociale)
    – indirizzo completo del mittente
    – ulteriori informazioni sul destinatario (m/f, ragione sociale)
    – indirizzo completo del destinatario
    – matricola
    – CF e P.IVA
    – tel, fax, email
    – chiave pubblica per la firma digitale

La segnatura di protocollo

La segnatura deve essere effettuata contemporaneamente all’operazione di registrazione di protocollo e consiste nell’apposizione all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso:

  • il numero progressivo di protocollo
  • la data di protocollo
  • l’identificazione dell’amministrazione o dell’AOO
  • codice identificativo del registro
  • (può includere il codice identificativo dell’ufficio cui il documento è assegnato o dell’ufficio che ha prodotto il documento e l’indice di classificazione del documento).

Per capirci, è quell’insieme di codici e numeretti che spesso troviamo impressi o trascritti sui documenti della PA. La segnatura può essere apposta con un timbro o con un adesivo (in quest’ultimo caso sarà presente anche un codice a barre per facilitare il processo di scansione batch, consentendo di generare automaticamente un file .csv dal codice a barre decodificato).

Tra gli elementi che devono essere trascritti nell’atto della segnatura la data del protocollo (data archivistica) è forse la più rilevante, in quanto non sempre corrisponde alla data del documento (cioè la data in cui il documento è stato sottoscritto), causando una scissione tra la perfezione e l’efficacia del documento: infatti è solo dal momento in cui viene protocollato che il documento inizia ad avere valore giuridico, pertanto trascrivere la data archivistica diventa un gesto fondamentale per la funzione probatoria del documento.

L’avvento del protocollo informatico

Con il DPR 445/2000 non si parla più di protocollo ma di “Sistema di gestione informatica dei documenti”, il quale deve:

a) garantire la sicurezza e l’integrità del sistema;
b) garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita;
c) fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall’amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell’adozione dei provvedimenti finali;
d) consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati;
e) consentire, in condizioni di sicurezza, l’accesso alle informazioni del sistema da parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;
f) garantire la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato.

Gli elementi obbligatori per la registrazione e la segnatura sono gli sempre gli stessi, a cambiare è l’aspetto del registro: il vecchio registro cartaceo (al quale si può ricorrere solo in casi di emergenza) viene sostituito da un software di protocollazione (diverso per ogni amministrazione e quasi mai open source).Protocollo4Chiaramente un protocollo di questo tipo garantisce maggiore sicurezza e tutela dei dati, consente di monitorare il procedimento e l’attività dei relativi responsabili. A ribadire questo aspetto del nuovo sistema è il DPCM 59/2014, in cui si evidenzia come il protocollo informatico debba garantire:

  • l’univoca identificazione ed autenticazione dei documenti;
  • la protezione delle informazioni relative a ciascun utente nei confronti degli altri;
  • la garanzia di accesso alle risorse esclusivamente agli utenti autorizzati;
  • la registrazione delle attività rilevante ai fini della sicurezza svolte da ciascun utente, in modo tale da garantire l’identificazione.

Secondo il D. Lgs. n.165/2001, sono obbligate ad adottare il sistema di gestione informatica dei documenti:

  • le aziende e le amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo
  • le amministrazioni dello stato
  • le regioni, le province, i comuni, le comunità montane
  • i consorzi e le associazioni dei predetti enti
  • gli istituti autonomi case popolari
  • le camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura, e le loro
  • associazioni
  • gli enti pubblici non economici (Croce rossa, Coni, Cai…)
  • gli istituti e le scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative
  • le istituzioni universitarie.

Il protocollo informatico rappresenta una complessa rivoluzione, che obbliga le PA a confrontarsi con una documentazione sempre più variegata: analogica e digitale, composta da diversi formati (banche dati, file excel…) e accompagnata da sistemi sempre più complessi che ne attestano integrità e autenticità (firme digitali, glifi, marche temporali…).

L’importanza del protocollo

Perché tanto clamore per un semplice sistema di gestione e archiviazione dei documenti? Il protocollo è uno strumento fondamentale non solo per i feticisti della burocrazia ma anche, e soprattutto, per ogni singolo cittadino: essere in grado di reperire documentazione nel modo più rapido possibile, conoscere l’iter delle pratiche, sapere nome e cognome del funzionario responsabile, significa efficienza, trasparenza e democrazia.

Per ribadire la sua importanza ricordo che il protocollo è un atto pubblico di fede privilegiata, questo significa che fa fede fino a querela di falso.

Se chi si occupa del protocollo non è adeguatamente preparato, aggiornato o dotato di strumenti validi per lavorare ne risente tutta la PA e tutta la cittadinanza. Essere rimbalzati da un ufficio all’altro, attendere tempi lunghi e indefiniti per la propria pratica, non riuscire a interagire con le pubbliche amministrazioni, sono solo alcune delle possibili conseguenze del cattivo funzionamento di un ufficio di protocollo.


BIBLIOGRAFIA DI RIFERIMENTO
Carucci, Guercio, 2008, Manuale di archivistica, Roma, Carocci
Lodolini, 2002, Archivistica. Principi e problemi, Milano, Franco Angeli
Penzo Doria, 2005, Profili archivistici del protocollo informatico, in Archivi & Computer. Automazione e beni culturali, XV 1/05, Pisa, Titivillus, 1-20
CNIPA, 2006, Manuale di gestione del protocollo informatico, dei documenti e dell’archivio delle pubbliche amministrazioni, modello di riferimento, in “I Quaderni”, 21

4 pensieri riguardo “Dal Protocollo al Sistema

  1. Grazie, un bel contributo. Mi soffermo su una questione che mi lascia perplessa: Penzo Doria mette la classificazione tra “gli elementi obbligatori modificabili”. Per me rientra tra gli elementi che vanno a costituire la segnatura del singolo documento, per cui non possono essere modificati. Non mi spaventerei del fatto che un documento possa poi, nel procedere dell’iter amministrativo di quella particolare pratica, confluire in un fascicolo con classificazione diversa. Si può recuperare l’utilizzo di note – come da vecchia scuola! – in cui si dice che il documento è stato spostato in ecc. ecc.

    "Mi piace"

    1. Giusta osservazione, azzardo un’ipotesi: mi sembra che tra gli elementi obbligatori non modificabili ci siano quelli il cui cambiamento potrebbe causare problemi a livello giuridico-probatorio, mentre la modifica dell’indice di classificazione non avrebbe alcun influenza sul valore giuridico del documento. – Forse –

      Piace a 1 persona

      1. Credo che la tua sia la corretta interpretazione del Penzo Doria pensiero, ma queste cose lasciamole dire ai non- archivisti. Per noi, perchè un documento possa esercitare appieno la sua valenza giuridica-probatoria deve essere inserito in maniera stabile e non modificabile all’interno di un sistema, la cui impalcatura è data dal piano di classificazione. In più, visto che l’indice di classificazione dovrebbe costituire parte della segnatura è essenziale anche per il recupero fisico del documento. Se non lo trovi serve a pochino…

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