Quando l’archivista non c’è: l’ufficio di protocollo

Ricordo cinque anni fa la mia prima volta in archivio: le carte, la polvere, il silenzio e… il protocollo! La gentilissima responsabile del mio tirocinio universitario, dopo avermi spiegato il ruolo degli Archivi di Stato, i fondi conservati e l’imperdibile Guida, mi ha presentato l’efficientissimo sistema di protocollo informatico. Chiaramente lì per lì rimasi un po’ perplessa: perché tutto questo entusiasmo? L’ufficio di protocollo non è quello in cui vengono spediti i dipendenti per punizione?

Ricordo tre giorni fa in archivio: Internet Explorer non era correttamente impostato sul nuovo PC (il solito Active-X, ma lasciamo stare!) e, si sa, senza IE non si può usare l’ESPI… il panico! Come si fa senza protocollo?!

L’amore che un archivista prova per il protocollo è qualcosa di davvero perverso, ammettiamolo. Di fatto è l’unico a capire davvero a cosa serva e quanto sia importante. Se un archivista trascorresse una mattinata in un ufficio di protocollo di una qualsiasi PA, condannato solo a guardare il modo in cui viene gestito, credo che impazzirebbe: sarebbe come mettere un criceto in una gabbia con una ruota bloccata.

cricetoPer effettuare alcune ricerche, negli ultimi due mesi, ho avuto assidui contatti con i comuni della provincia di Chieti. Prima di recarmi fisicamente da loro ho inviato una mail ad ogni singolo ufficio di protocollo (anzi due, perché non si sa mai: errare è umano…), nella quale spiegavo chi ero e perché dovevo consultare i documenti.

Ma so che anche il perseverare è umano e, in quanto donna di mala fede, ho persino chiamato ogni ufficio il giorno prima della mia visita. Nonostante le precauzioni, al mio arrivo, in nessun comune si sapeva che fine avesse fatto la richiesta da me inviata: “a si mi ricordo, quella della guerra… fammi pensare, dove l’ho messa”.

Brividi: una e-mail inviata all’ufficio protocollo di un comune che non si sa dove e come sia stata archiviata??

Per capire di cosa stiamo parlando, il protocollo informatico è la gestione elettronica dei flussi documentali introdotta dal DPR 445/2000 (il Testo Unico per la documentazione amministrativa) e si presenta pressapoco così:

Protocollo3

Non voglio lamentarmi delle dipendenti e dei dipendenti, che in molti casi – ma non in tutti – sono stati gentili e disponibili, aiutandomi nella ricerca. Vorrei solo evidenziare come funziona o, sarebbe meglio dire, non funziona un ufficio pubblico: non per grandi sprechi… semplicemente per la mancanza di un archivista! Qualcuno che gestisca i flussi documentali dell’ufficio, che sappia sempre dove si trova una pratica e in quale ufficio sia stata inoltrata.

Non gestire correttamente un archivio corrente, significa impedire al cittadino l’accesso alla propria pratica, la rallenta: rende la PA quel mostro disorganizzato che complotta contro ogni singolo cittadino per rendergli la vita impossibile.

Perciò vorrei dire alla cara AgID: complimenti per aver obbligato le PA ad accettare il domicilio digitale del cittadino, evitando a tante povere anime di recarsi agli sportelli, ma a cosa serve tutto questo processo di informatizzazione se una semplice e-mail scompare con tanta facilità???


Il sistema di protocollo informatico adottato dal MIBACT.

3 pensieri riguardo “Quando l’archivista non c’è: l’ufficio di protocollo

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