Tre somari e tre briganti: i nuovi responsabili della conservazione

Leggendo il DPCM del 13 novembre 2014, uscito in Gazzetta Ufficiale il 12 gennaio 2015 (GU n.8/2015), appare sempre più lampante il destino degli archivisti: è finita l’epoca dell’archivista ‘old style’, l’unico a conoscere come archiviare correttamente un documento, come conservarlo e dove cercarlo; quello chiuso in uno scantinato da solo o con un suo simile; quello che deve avere nozioni di storia (o meglio di storie: antica, medievale, moderna, contemporanea, delle istituzioni…), di latino, di legislazione archivistica e non, di paleografia, di diplomatica, di araldica, sfragistica, numismatica… quello che, digitato su google immagini, appare iconograficamente rappresentato come un Indiana Jones dei fascicoli, un solitario topo da scantinato, una dottoressa delle carte o un disperato immerso tra scartoffie.

All’archivista moderno non basterà conoscere l’editto del 1802, il tipico escatocollo del documento pubblico medievale, il real decreto del 1900 e il metodo Bonaini; ora gli si chiede anche di conoscere i linguaggi di markup, inserire metadati e avere dimestichezza con i formati digitali (ma non potrà creare database, se non in nero…).

Soprattutto non sarà più l’unico custode della storia: sarà affiancato da nuove figure professionali. Collaborerà con un responsabile della conservazione e un responsabile del trattamento dei dati personali per la gestione del patrimonio documentale digitale. Il suo nome cambierà da archivista a responsabile del protocollo informatico e dell’archivio.

Così vuole il nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale. Le norme sulla conservazione digitale (GU Serie Generale n.59 del 12-3-2014 – Suppl. Ordinario n. 20 e GU Serie Generale n.8 del 12-1-2015)  prevedono la presenza costante di queste tre figure, di cui – visti i suoi numerosi oneri – il responsabile della conservazione è leader indiscusso.

Questa triade è chiamata a portare avanti un compito difficilissimo: preservare la nuova produzione documentale delle PA.

E pecché fai quella faccia accipigliata Dragonera? Comandaci! Che noi contro tutti possiamo andare, anche contro i ciclopidi!!

il responsabile della conservazione

Di questa nuova figura ho già scritto in precedenza, perché mi incuriosisce particolarmente: è chiaro, infatti, che avrà un ruolo fondamentale nella gestione documentale digitale. Sulle sue spalle gravano molti compiti e responsabilità.

Il responsabile della conservazione è un informatico, con conoscenze giuridiche, manageriali e qualche nozione di archivistica. A lui spetta:

  • definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione delle tipologie documentali;
  • sottoscrivere con firma digitale i pacchetti di archiviazione e distribuzione;
  • effettuare il monitoraggio per garantire la corretta funzionalità del sistema di conservazione;
  • assicurare la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi;
  • gestire il processo di conservazione e garantirne nel tempo la conformità alla normativa vigente;
  • adottare misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, ne ripristina la corretta funzionalità;
  • adottare misure per prevenire l’obsolescenza dei formati;
  • provvedere alla duplicazione o copia dei documenti informatici;
  • adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione;
  • assicurare la presenza di un Pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza;
  • assicurare agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;
  • provvedere, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti conservati presso l’Archivio centrale dello Stato e agli Archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti.

Si capisce, dunque, perché sia una figura così rilevante nei nuovi sistemi di conservazione. Gestisce ogni movimento della documentazione, dai Pacchetti di Archiviazione al riversamento negli Archivi di Stato, garantendo l’integrità e la leggibilità del documento informatico.

il responsabile del trattamento dei dati personali

Il responsabile del trattamento dei dati personali è una specie di consulente giuridico con nozioni informatiche, adibito alla tutela dei dati negli archivi digitali. Questa figura deve:

  • definire la politica di sicurezza delle informazioni;
  • recepire le interpretazioni del Garante;
  • monitorare i sistemi informativi per stabilire e garantire i livelli di sicurezza e di riservatezza;
  • definire le strategie per un corretto salvataggio delle banche dati;
  • assegnare le credenziali per l’accesso al sistema di conservazione.

Si configura come una sorta di giurista informatico, il cui scopo è quello di vigilare i database e l’accesso ai dati.

il responsabile del protocollo e dell’archivio

Ed eccoci al responsabile del protocollo informatico e dell’archivio, un archivista con conoscenze informatiche e di diritto informatico, il quale deve garantire che le due figure precedenti non danneggino l’integrità del patrimonio documentale, un vero e proprio difensore del vincolo archivistico:

  • definisce e gestisce il processo di conservazione, incluse le modalità di trasferimento da parte del soggetto produttore;
  • descrive i documenti e le aggregazioni documentali trasferite nel sistema di conservazione e ne verifica l’integrità;
  • monitora la fase di esibizione per garantire l’accesso e la fruizione del patrimonio documentario e informativo conservato;
  • definisce il set di metadati di conservazione dei documenti e dei fascicoli informatici;
  • mantiene traccia nel tempo delle modifiche effettuate al documento e ai fascicoli;
  • analizza lo sviluppo di nuove funzionalità archivistiche del sistema di conservazione;
  • collabora con il soggetto produttore ai fini del trasferimento in conservazione, della selezione e della gestione dei rapporti con il MIBACT.

Rimane di competenza dell’archivista la definizione del processo di conservazione, la descrizione dei documenti e delle aggregazioni documentali, il controllo sulla consultazione della documentazione e il trasferimento ai fini della conservazione. Le novità riguardano le competenze informatiche: la gestione del set di metadati e la conservazione delle modifiche effettuate sul documento (nel documento informatico è più difficile individuare le modifiche rispetto a quello cartaceo, quindi conservare le tracce delle varie versioni di un documento diventa indispensabile).

Non c’è tre senza quattro: il responsabile della sicurezza

Auspicabile, ma non obbligatoria per le PA, la presenza del responsabile della sicurezza, un vero e proprio informatico che ha il compito di:

  • adottare misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione dei documenti informatici;
  • definire le modalità per la generazione delle copie di sicurezza;
  • aggiornare le procedure di sicurezza da rispettare per l’apposizione del riferimento temporale, con particolare attenzione alla connessione alla Certification Authority;
  • mantenere e rendere accessibile un archivio del software dei programmi in gestione, nelle eventuali diverse versioni, aggiornando la lista del software di consultazione, garantendone la completezza in funzione della tipologia di documenti presenti in conservazione.

Strano che questa figura importantissima non sia obbligatoria nelle PA. Infatti, seppur alcune delle sue mansioni possono essere ricondotte al responsabile della conservazione, il responsabile della sicurezza fornisce garanzie tecniche indispensabili, quali: l’apposizione del riferimento temporale (necessario alla conservazione del valore probatorio del documento informatico), la gestione del disaster recovery (che garantisce la conservazione di copie di backup dei documenti) e l’aggiornamento dei software di consultazione per garantire nel tempo l’accesso al patrimonio documentale.

la corriera, IL CASTELLO DEL MARCHESE DI MONDELLO E I BORBONI

Dopo aver analizzato questi tre (o quattro) personaggi, sorgono spontanee due domande:

  1. Esistono queste figure professionali sul mercato del lavoro?
  2. La Pubblica Amministrazione è fornita della tecnologia hardware necessaria a portare avanti i processi di digitalizzazione?

Al primo quesito stanno rispondendo i numerosi corsi, master e scuole di specializzazione che sono sorti negli ultimi anni; anche se i loro piani di studio sono in continua trasformazione, visto che i criteri di conservazione, attesi dall’emanazione del CAD, sono stati pubblicati solo recentemente.

Al secondo è lo stesso DPCM del 13 novembre 2014 a rispondere, fornendo alle PA la possibilità di affidare a terzi la gestione del patrimonio documentale. Si conferma così la tendenza all’outsourcing assieme alla certezza che noi archivisti siamo destinati ad ingrossare il popolo delle P. Iva.

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