Buon outsourcing a tutti e un felice 2015!

Ed eccolo qui l’elenco dei conservatori attivi pubblicato dall’AgID poco prima di natale: 13 aziende dal capitale sociale minimo di 200.000 euro a cui la Pubblica Amministrazione potrà affidare la gestione del proprio patrimonio documentale secondo l’art. 44 bis del CAD.

Art.44 bis

1. I soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi ed intendono conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, chiedono l’accreditamento presso DigitPA.

2. Si applicano, in quanto compatibili, gli articoli 26, 27, 29, ad eccezione del comma 3, lettera a) e 31.

3. I soggetti privati di cui al comma 1 sono costituiti in società di capitali con capitale sociale non inferiore a euro 200.000.

1. I soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi ed intendono conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, chiedono l’accreditamento presso DigitPA.

2. Si applicano, in quanto compatibili, gli articoli 26, 27, 29, ad eccezione del comma 3, lettera a) e 31.

3. I soggetti privati di cui al comma 1 sono costituiti in società di capitali con capitale sociale non inferiore a euro 200.000.

Cari archiviste e care archiviste, osservatele bene queste aziende perché dovrebbero essere i nostri futuri datori di lavoro: nessun concorso pubblico per sostituire il personale ormai giunto al pensionamento ci attende.

Ma cosa sono questi conservatori accreditati?

Il conservatore accreditato è un ente adibito alla conservazione dei documenti informatici. Nel CAD quando si parla di documento informatico si intende: “rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti” e sono parte integrante del pacchetto anche i concetti di copia informatica di documento analogico, copia informatica di documento informatico e duplicato informatico. Quindi gli enti conservatori dovrebbero occuparsi sia del materiale nativo digitale, sia del materiale digitalizzato, entrando in contatto con documenti analogici solo se è richiesta la loro digitalizzazione (o per lo meno così sembrerebbe).

Secondo l’art. 29 del CAD, l’ente per essere “accreditato” dall’AgID deve avere i seguenti requisiti:

  • essere una società per azioni dal capitale minimo di 200.000 euro
  • possedere i requisiti di onorabilità (per intenderci quella “onorabilità” richiesta nel TUB anche agli istituti bancari)
  • garantire un livello elevato di qualità e sicurezza.

I requisiti chiesti agli enti conservatori sono gli stessi richiesti agli enti certificatori, quelli che si occupano di erogare e gestire PEC e Firme Digitali: tant’è che scorrendo le liste pubblicate dall’AgID (elenco dei certificatori della Firma Elettronica, elenco dei certificatori PEC) si può osservare la costante presenza di alcuni enti. Mi viene da pensare che una volta accreditato dall’AgID puoi fare un po’ di tutto: infatti, cosa c’entra la PEC con la conservazione dei documenti?

Torniamo così a un argomento già trattato: un nuovo modo di produrre documentazione richiede un nuovo modo di conservare il patrimonio documentale.

Il documento firmato digitalmente e la Posta Elettronica Certificata dovranno essere protocollati e archiviati; questi documenti si portano dietro elementi (timbro digitale, firma…) che li legano all’ente certificatore, tali elementi garantiscono l’integrità e il valore giuridico del documento: ed ecco come l’ente certificatore diventa anche ente conservatore.

Art.41

1. Le pubbliche amministrazioni gestiscono i procedimenti amministrativi utilizzando le tecnologie dell’informazione e della comunicazione, nei casi e nei modi previsti dalla normativa vigente.

I nuovi complessi documentali vengono prodotti con sistemi informatici, perciò chi dovrà gestire la conservazione dovrà garantire questi processi e avere un personale altamente specializzato.

Che ruolo avrà la figura professionale dell’archivista in queste aziende?

Nell’art. 29 del CAD appaiono nuove figure professionali, non ben definite, di cui l’ente certificatore (ma in base all’art. 44 bis, comma 2 anche l’ente conservatore) dovrebbe essere fornito:

2. Il richiedente deve rispondere ai requisiti di cui all’articolo 27, ed allegare alla domanda oltre ai documenti indicati nel medesimo articolo il profilo professionale del personale responsabile della generazione dei dati per la creazione e per la verifica della firma, della emissione dei certificati e della gestione del registro dei certificati nonché l’impegno al rispetto delle regole tecniche.

Si descrive il personale adibito alla generazione dei dati per la creazione e la verifica dei certificati, ma nessun accenno al personale addetto alla conservazione. Nel CAD si parla brevemente di un responsabile della conservazione dei documenti informatici, delineando il suo ruolo nella PA:

Art. 44

1-bis. Il sistema di conservazione dei documenti informatici è gestito da un responsabile che opera d’intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali di cui all’articolo 29 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 , e, ove previsto, con il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi di cui all’articolo 61 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 , nella definizione e gestione delle attività di rispettiva competenza.

1-ter. Il responsabile della conservazione può chiedere la conservazione dei documenti informatici o la certificazione della conformità del relativo processo di conservazione a quanto stabilito dall’articolo 43 e dalle regole tecniche ivi previste, nonché dal comma 1 ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche.

Questa figura si annida nel CAD per poi prende forma tra decreti, delibere e nuove regole tecniche. Ed eccolo, dopo tante peripezie legislative, nella GU Serie Generale n. 59 del 12/03/2014 – Suppl. Ordinario n. 20, all’art. 7: il responsabile della conservazione digitale!

1. Il responsabile della conservazione opera d’intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informativi che, nel caso delle pubbliche amministrazioni centrali, coincide con il responsabile dell’ufficio di cui all’art. 17 del Codice, oltre che con il responsabile della gestione documentale ovvero con il coordinatore della gestione documentale ove nominato, per quanto attiene alle pubbliche amministrazioni. In particolare il responsabile della conservazione:

a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente;

b) gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente;

c) genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;

d) genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;

e) effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;

f) assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi;

g) al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati;

h) provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;

i) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione ai sensi dell’art. 12;

j) assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;

k) assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;

l) provvede, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti conservati all’archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti;

m) predispone il manuale di conservazione di cui all’art. 8 e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.

2. Ai sensi dell’art. 44, comma 1-ter, del Codice, il responsabile della conservazione può chiedere di certificare la conformità del processo di conservazione a soggetti, pubblici o privati che offrano idonee garanzie organizzative e tecnologiche, ovvero a soggetti a cui e’ stato riconosciuto il possesso dei requisiti di cui all’art. 44-bis, comma 1, del Codice, distinti dai conservatori o dai conservatori accreditati. Le pubbliche amministrazioni possono chiedere di certificare la conformità del processo di conservazione a soggetti, pubblici o privati, a cui è stato riconosciuto il possesso dei requisiti di cui all’art. 44-bis, comma 1, del Codice, distinti dai conservatori accreditati

3. Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo del responsabile della conservazione è svolto da un dirigente o da un funzionario formalmente designato.

4. Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo di responsabile della conservazione può essere svolto dal responsabile della gestione documentale ovvero dal coordinatore della gestione documentale, ove nominato.

Mi sembra che questa nuova figura andrà a sostituire l’archivista tradizionalmente inteso: sia nella PA che nel privato non occorrerà più un archivista esperto di fascicoli e scaffali, ma un content manager che conosca le nuove norme sulla conservazione digitale, che abbia competenze ITC e capacità manageriali.

Quanti di noi hanno le competenze richieste a questo responsabile? Le Scuole di Archivistica, Diplomatica e Paleografia continuano a sfornare un personale specializzato in archivi storici, per un mondo in cui non si stanziano più soldi per la cultura, per concorsi che non escono più; il settore della formazione privata pullula di corsi costosissimi che mirano a creare queste nuove figure professionali; le aziende cercano del personale che risponda ai criteri richiesti dalle nuove normative, ma non riescono a trovare personale specializzato che vanti anche esperienza nel settore come richiesto dal CAD…

pokerTutto rimane in bilico, poco chiaro e a noi precari non rimane che scegliere tra le varie possibilità come se stessimo giocando a poker: bluffare vantando capacità che non si possiedono pur di ottenere un lavoro o fare un bel all in di tutti i propri averi e investire in una formazione altamente specializzante?? Io rimango intrappolata nella mia drawing dead.

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